La forma en la que nos basaremos y haremos referencia vendrá del PMI (Project Management Institute).
Evolución de la administración de proyectos:
- Época antigua: la vivienda se termina con calidad sin importar el coste y el tiempo.
- Renacimiento: la construcción se realiza en períodos de tiempo, coste y calidad pero con desgastes.
- Época moderna: en la cual la edificación se concluye en tiempo, coste, calidad y satisfación del cliente siguiendo unas pautas de orden.
- Futuro: además de los requisitos de la época moderna se desarrollará relaciones a largo plazo con los involucrados.
Proyecto
Conjunto de esfuerzos temporales enfocados a generar un producto o servicio único. Por mucho que nos empeñemos no habrá proyectos igual ya sea por el elemento tiempo ya sea porque no se volverá a repetir una construcción debido a que su localización, climatologia, componentes del proyecto, dificultades, orientación, gente involucrada, costes,... cambia y hace el proyecto único.
Participantes en el proyecto
Serán todas aquellas organizaciones o personas que integrarán el proyecto con un único objetivo: el bien de este. Para superar y cumplir con las expectativas de los involucrados del proyecto tendremos que identificar a estos y clasificarlos según su afectación o beneficio. Por ejemplo, si pretendemos construir un centro comercial los participantes en el proyecto no solo será el municipio, los permisos oportunos, la Manifestación de Impacto Ambiental (MIA),... sino también las instalaciones (telefonía, drenaje,...), tránsito y viabilidad, la gente a quien la pueda afectar el ruido, el polvo,...
Proceso para el desarrollo de proyectos
- Inicio: establecer el proyecto que se realiza y sus objetivos.
- Planeación: desarrollar el plan y cómo llevarlo a cabo a través de un calendario.
- Ejecución: contratar, distribuir información y ejecutar las acciones previstas según el proyecto.
- Control: comparar lo ejecutado con lo previsto en el proyecto. Siempre existe una desviación y por tanto debemos tener un plan de acción en contraposición a esto.
- Cierre: concluir y cerrar las relaciones contractuales profesionalmente. Documentar como ha sido la obra en general y actuaciones mejorables para el próximo proyecto.
A lo establecido primariamente como cinco pasos esenciales, las desviaciones en la propia obra o las dificultades que siempre surgen se actúa de la siguiente forma:
Áreas de administración del proyecto
- Alcance: lo que incluye o no incluye. Puede ser el alcance del producto con las oportunas especificaciones que tendrá lugar dentro del alcance del proyecto que englobará lo anterior y también el diseño y el equipamiento necesario. Por ejemplo, el alcance del producto será el número de habitaciones, tipos de acabados,... y el alcance del proyecto serán las factibilidades, permisos, compra de terreno,...
- Coste: presupuesto.
- Tiempo: a través de un programa y que afectará de forma significativa al coste y a la calidad. Calendario, entregas.
- Calidad: estándares mínimos, cómo cumplirlos y satisfacer requerimientos.
- Abastecimientos: contratación, concursos, cotizaciones, estrategias de contratación.
- Riesgo: montaña, quiebra de una empresa, construcciones en zona marítima,... Amenazas por controlar.
- Comunicación - confirmación de la propia comunicación.
- Recursos humanos: equipo del proyecto junto con los colaboradores todos ellos con una función asignada.
- Integración: para la gestión de posibles cambios.
Para realizar la administración de un proyecto deben estar los aspectos que influyen muy claros, es por ello que nos apoyamos en mapas mentales o esquemas para poder gestionarlo todo con éxito. Esta visión global del proyecto esta compuesta por una idea principal, el proyecto, y seguida de diversas ramas o subtemas hasta el nivel que queramos desarrollar. Un buen programa para poderlo llevar a cabo sería el Mindjet donde nuestro proyecto adoptará una forma clara y concisa, fundamental para administrar perfectamente un proyecto.
